01 第一條

為確保本會各項工作規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì), 依據(jù)《廣東省行業(yè)協(xié)會條例》和《珠海市軟件行業(yè)協(xié)會章程》制定本制度

02 第二條

秘書長是本會印章、文件管理的負責人，秘書處是印章、文件管理的責任部門，各部（室）依照本管理制度履行職責

03 第三條

秘書處行文使用一個文號，即“珠軟協(xié)字”?！爸檐泤f(xié)字”適用于以協(xié)會名義發(fā)出的文件，包括上行文、對會員單位等的正式文件，該文號需加蓋協(xié)會印章。

04 第四條

各類行文實行“誰起草誰校對的原則”。秘書處對文件負責審核，報會長或秘書長批示簽發(fā)，并負責文件的文號編發(fā)、承印等工作。

05 第五條

以“珠軟協(xié)字”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會會長簽發(fā)。

06 第六條

行文執(zhí)行登記制度，由秘書處專人負責。

07 第七條

各類文件行文需使用《珠海市軟件行業(yè)協(xié)會行文呈批表》。

08 第八條

各級單位的來文來函或網(wǎng)上下載的各類文件，由秘書處負責接收、登記、呈批和歸檔。

09 第九條

秘書處根據(jù)來文來函的保密等級填寫《珠海市軟件行業(yè)協(xié)會文件傳閱處理表》，報秘書長或協(xié)會領(lǐng)導閱批。

10 第十條

每年協(xié)會或秘書處行文或收文應在當年底按時間順序裝訂成冊，標識后歸檔保存。

11 第十一條

協(xié)會的印章和業(yè)務專用章實行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。

12 第十二條

秘書處負責印章的刻制、保管和使用記錄，并設(shè)專人負責此項工作。

13 第十三條

“珠海市軟件行業(yè)協(xié)會”印章使用的審批權(quán)限〖由協(xié)會理事會審議核定〗。

14 第十四條

協(xié)會財務專用章由本會主管會計負責保管，按有關(guān)財務管理的規(guī)定使用印章。

15 第十五條

印章保管人員應當確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本會辦公場所。

16 第十六條

本會授權(quán)委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經(jīng)會長批準后開具，并留底備查。