1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)為那些對(duì)軟件或基于軟件的產(chǎn)品的開發(fā)負(fù)有職責(zé)的管理者提供軟件文檔的管理指南。本標(biāo)準(zhǔn)的目的在于協(xié)助管理者在他們的機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生有效的文檔。 
本標(biāo)準(zhǔn)涉及策略、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、資源和計(jì)劃，管理者必須關(guān)注這些內(nèi)容，以便有效地管理軟件文檔。 
本標(biāo)準(zhǔn)期望應(yīng)用于各種類型的軟件，從簡單的程序到復(fù)雜的軟件系統(tǒng)。并期望覆蓋各種類型的軟件文檔，作用于軟件生存期的各個(gè)階段。 
不論項(xiàng)目的大小，軟件文檔管理的原則是一致的。對(duì)于小項(xiàng)目，可以不采用本標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的有關(guān)細(xì)節(jié)。管理者可剪裁這些內(nèi)容以滿足他們的特殊需要。 
本標(biāo)準(zhǔn)是針對(duì)文檔編制管理而提出的，不涉及軟件文檔的內(nèi)容和編排。 
2 引用標(biāo)準(zhǔn) 
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效，所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。 
GB 8566-88 計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范 
GB 8567-88 計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南 
GB/T 11457-1995 軟件工程術(shù)語 
3 定義 
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義，其他定義見GB/T 11457。 
3.1 文檔 document  
一種數(shù)據(jù)媒體和其上所記錄的數(shù)據(jù)。它具有永久性并可以由人或機(jī)器閱讀。通常僅用于描述人工可讀的內(nèi)容。例如，技術(shù)文件、設(shè)計(jì)文件、版本說明文件。 
3.2 文檔（集）；文檔編制 documentation  
一個(gè)或多個(gè)相關(guān)文檔的集合。 
3.3 文檔計(jì)劃 documentation plan 
一個(gè)描述文檔編制工作方法的管理用文檔。該計(jì)劃主要描述要編制什么類型的文檔，這些文檔的內(nèi)容是什么，何時(shí)編寫，由誰編寫，如何編寫，以及什么是影響期望結(jié)果的可用資源和外界因素。 
3.4 文檔等級(jí) level of documentation 
對(duì)所需文檔的一個(gè)說明，它指出文檔的范圍、內(nèi)容、格式及質(zhì)量，可以根據(jù)項(xiàng)目、費(fèi)用、預(yù)期用途、作用范圍或其他因素選擇文檔等級(jí)。 
3.5 軟件產(chǎn)品 software product 
軟件開發(fā)過程的結(jié)果，并推出供用戶使用的軟件實(shí)體。 
4 軟件文檔的作用 
a) 管理依據(jù)； 
b) 任務(wù)之間聯(lián)系的憑證； 
c) 質(zhì)量保證； 
d) 培訓(xùn)與參考； 
e) 軟件維護(hù)支持； 
f) 歷史檔案。 
4.1 管理依據(jù) 
在軟件開過過程中，管理者必須了解開發(fā)進(jìn)度、存在的問題和預(yù)期目標(biāo)。每一階段計(jì)劃安排的定期報(bào)告提供了項(xiàng)目的可見性。定期報(bào)告還提醒各級(jí)管理者注意該部門對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)的責(zé)任以及該部門效率的重要性。開發(fā)文檔規(guī)定若干個(gè)檢查點(diǎn)和進(jìn)度表，使管理者可以評(píng)定項(xiàng)目的進(jìn)度，如果開發(fā)文檔有遺漏，不完善，或內(nèi)容陳舊，則管理者將失去跟蹤和控制項(xiàng)目的重要依據(jù)。 
4.2 任務(wù)之間聯(lián)系的憑證 
大多數(shù)軟件開發(fā)項(xiàng)目通常被劃分成若干個(gè)任務(wù)，并由不同的小組去完成。學(xué)科方面的專家建立項(xiàng)目，分析員闡述系統(tǒng)需求，設(shè)計(jì)員為程序員制定總體設(shè)計(jì)，程序員編制詳細(xì)的程序代碼，質(zhì)量保證專家和審查員評(píng)價(jià)整個(gè)系統(tǒng)性能和功能的完整性，負(fù)責(zé)維護(hù)的程序員改進(jìn)各種操作或增強(qiáng)某些功能。 
這些人員需要的互相聯(lián)系是通過文檔資料的復(fù)制、分發(fā)和引用而實(shí)現(xiàn)的，因而，任務(wù)之間的聯(lián)系是文檔的一個(gè)重要功能。大多數(shù)系統(tǒng)開發(fā)方法為任務(wù)的聯(lián)系規(guī)定了一些正式文檔。分析員向設(shè)計(jì)員提供正式需求規(guī)格說明，設(shè)計(jì)員向程序員提供正式設(shè)計(jì)規(guī)格說明，等等。 
4.3 質(zhì)量保證 
那些負(fù)責(zé)軟件質(zhì)量保證和評(píng)估系統(tǒng)性能的人員需要程序規(guī)格說明、測(cè)試和評(píng)估計(jì)劃、測(cè)試該系統(tǒng)用的各種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及關(guān)于期望系統(tǒng)完成什么功能和系統(tǒng)怎樣實(shí)現(xiàn)這些功能的清晰說明；必須制訂測(cè)試計(jì)劃和測(cè)試規(guī)程，并報(bào)告測(cè)試結(jié)果；他們還必須說明和評(píng)估完全、控制、計(jì)算、檢驗(yàn)例行程序及其他控制技術(shù)。這些文檔的提供可滿足質(zhì)量保證人員和審查人員上述工作的需要。 
4.4 培訓(xùn)與參考 
軟件文檔的另一個(gè)功能是使系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他有關(guān)人員了解系統(tǒng)如何工作，以及為了達(dá)到他們的各自的目的，如何使用系統(tǒng)。 
4.5 軟件維護(hù)支持 
維護(hù)人員需要軟件系統(tǒng)的詳細(xì)說明以幫助他們熟悉系統(tǒng)，找出并修正錯(cuò)誤，改進(jìn)系統(tǒng)以適應(yīng)用戶需求的變化或適應(yīng)系統(tǒng)環(huán)境的變化。 
4.6 歷史檔案 
軟件文檔可用作未來項(xiàng)目的一種資源。通常文檔記載系統(tǒng)的開發(fā)歷史，可使有關(guān)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的基本思想為以后的項(xiàng)目利用。系統(tǒng)開發(fā)人員通過審閱以前的系統(tǒng)以查明什么部分已試驗(yàn)過了，什么部分運(yùn)行得很好，什么部分因某種原因難以運(yùn)行而被排除。良好的系統(tǒng)文檔有助于把程序移植和轉(zhuǎn)移到各種新的系統(tǒng)環(huán)境中。 
5 管理者的作用 
管理者嚴(yán)格要求軟件開發(fā)人員和編制組完成文檔編制，并且在策略、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、資源分配和編制計(jì)劃方面給予支持。 
a) 管理者對(duì)文檔工作的責(zé)任。管理者要認(rèn)識(shí)到正式或非正式文檔都是重要的，還要認(rèn)識(shí)到文檔工作必須包括文檔計(jì)劃、編寫、修改、形成、分發(fā)和維護(hù)等各個(gè)方面。 
b) 管理者對(duì)文檔工作的支持。管理者應(yīng)為編寫文檔的人員提供指導(dǎo)和實(shí)際鼓勵(lì)，并使各種資源有效地用于文檔開發(fā)。 
c) 管理者的主要職責(zé)： 
1） 建立編制、登記、出版系統(tǒng)文檔和軟件文檔的各種策略； 
2） 把文檔計(jì)劃作為整個(gè)開發(fā)工作的一個(gè)組成部分； 
3） 建立確定文檔質(zhì)量、測(cè)試質(zhì)量和評(píng)審質(zhì)量的各種方法的規(guī)程； 
4） 為文檔的各個(gè)方面 確定和準(zhǔn)備各種標(biāo)準(zhǔn)和指南； 
5） 積極支持文檔工作以形成在開發(fā)工作中自覺編制文檔的團(tuán)隊(duì)風(fēng)氣； 
6） 不斷檢查已建立起來的過程，以保證符合策略和各種規(guī)程并遵守有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和指南。 
通常，項(xiàng)目管理者在項(xiàng)目開發(fā)前應(yīng)決定如下事項(xiàng)： 
要求哪些類型的文檔； 
提供多少種文檔； 
文檔包含的內(nèi)容； 
達(dá)到何種級(jí)別的質(zhì)量水平； 
何時(shí)產(chǎn)生何種文檔； 
如何保存、維護(hù)文檔以及如何進(jìn)行通信。 
如果一個(gè)軟件合同是有效的，應(yīng)要求文檔滿足所接受的標(biāo)準(zhǔn)，并規(guī)定所提供的文檔類型、每種文檔的質(zhì)量水平以及評(píng)審和通過的規(guī)程。 
6 制訂文檔編制策略 
文檔策略是由上級(jí)（資深）管理者新任務(wù)并支持的，對(duì)下級(jí)開發(fā)單位或開發(fā)人員提供指導(dǎo)。策略規(guī)定主要的方向不是做什么或如何做的詳細(xì)說明。 
一般說來，文檔編制策略陳述要明確，并通告到每個(gè)人且理解它，進(jìn)而使策略被他們貫徹實(shí)施。 
支持有效文檔策略的基本條件： 
a) 文檔需要覆蓋整個(gè)軟件生存期 
在項(xiàng)目早期幾個(gè)階段就要求有文檔，而且在貫穿軟件開發(fā)過程中必須是可用的和可維護(hù)的。在開發(fā)完成后，文檔應(yīng)滿足軟件的使用、維護(hù)、增強(qiáng)、轉(zhuǎn)換或傳輸。 
b) 文檔應(yīng)是可管理的 
指導(dǎo)和控制文檔的獲得維護(hù)，管理者和發(fā)行專家應(yīng)準(zhǔn)備文檔產(chǎn)品、進(jìn)度、可靠性、資源，質(zhì)量保證和評(píng)審規(guī)程的詳細(xì)計(jì)劃大綱。 
c) 文檔應(yīng)適合于它的讀者 
讀者可能是管理者、分析員、無計(jì)算機(jī)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員、維護(hù)人員、文書人員等。根據(jù)任務(wù)的執(zhí)行，他們要求不同的材料表示和不同的詳細(xì)程度。針對(duì)不同的讀者，發(fā)行專家應(yīng)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)不同類型的文檔。 
d) 文檔效應(yīng)應(yīng)貫穿到軟件的整個(gè)開發(fā)過程中 
在軟件開發(fā)的整個(gè)過程中，應(yīng)充分體現(xiàn)文檔的作用和限制，即文檔應(yīng)指導(dǎo)全部開發(fā)過程。 
e) 文檔標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)被標(biāo)識(shí)和使用 
應(yīng)盡可能地采納現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)，若沒有合適的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)應(yīng)研制適用的標(biāo)準(zhǔn)或指南。 
f) 應(yīng)規(guī)定支持工具 
工具有助于開發(fā)和維護(hù)軟件產(chǎn)品，包括文檔。因此盡可能地使用工具是經(jīng)濟(jì)的、可行的。 
附錄A中的檢查表為制定策略條款或評(píng)估現(xiàn)有策略條款的有效性和完整性提供幫助。 
7 制訂文檔編制標(biāo)準(zhǔn)和指南 
在一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部，應(yīng)采用一些標(biāo)準(zhǔn)和指南： 
——軟件生存期模型； 
——文檔類型和相互關(guān)系； 
——文檔質(zhì)量。 
這些標(biāo)準(zhǔn)和指南決定如何實(shí)現(xiàn)文檔任務(wù)，將提供一些準(zhǔn)則以評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)內(nèi)所產(chǎn)生的軟件文檔的完整性、可用性和適合性。 
盡可能地采用現(xiàn)行的國家和國際標(biāo)準(zhǔn)，若現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)不適用，機(jī)構(gòu)應(yīng)制訂自己的標(biāo)準(zhǔn)。 
7.1 選擇軟件生存期模型 
現(xiàn)有的一些軟件生存期模型，對(duì)于不同的階段有不同的詞匯，從軟件文檔的觀點(diǎn)來看，采用哪種模型都無關(guān)緊要，只要階段和相應(yīng)的文檔是清晰定義的、已計(jì)劃的，并且對(duì)于任何具體軟件項(xiàng)目是能遵循的。因此，管理者應(yīng)選擇一個(gè)軟件生存期模型并保證該模型在他們機(jī)構(gòu)內(nèi)是適用的。 
管理者將會(huì)發(fā)現(xiàn)所進(jìn)行的階段和相應(yīng)任務(wù)的定義有助于監(jiān)控軟件項(xiàng)目的進(jìn)展。相應(yīng)于特定階段生成的文檔可用作該階段的評(píng)審、通過和完成的檢驗(yàn)點(diǎn)，而這種檢驗(yàn)應(yīng)在下一階段開始前進(jìn)行。 
7.2 規(guī)定文檔類型和內(nèi)容 
下面給出軟件文檔主要類型的大綱，這個(gè)大綱不是詳盡的或最后的，但適合作為主要類型軟件文檔的檢驗(yàn)表。而管理者應(yīng)規(guī)定何時(shí)定義他們的標(biāo)準(zhǔn)文檔類型。 
軟件文檔歸入如下三種類別： 
a) 開發(fā)文檔——描述開發(fā)過程本身； 
b) 產(chǎn)品文檔——描述開發(fā)過程的產(chǎn)物； 
c) 管理文檔——記錄項(xiàng)目管理的信息。 
7.2.1 開發(fā)文檔 
開發(fā)文檔是描述軟件開發(fā)過程，包括軟件需求、軟件設(shè)計(jì)、軟件測(cè)試、保證軟件質(zhì)量的一類文檔，開發(fā)文檔也包括軟件的詳細(xì)技術(shù)描述（程序邏輯、程序間相互關(guān)系、數(shù)據(jù)格式和存儲(chǔ)等）。 
開發(fā)文檔起到如下五種作用： 
a) 它們是軟件開發(fā)過程中包含的所有階段之間的通信工具，它們記錄生成軟件需求、設(shè)計(jì)、編碼和測(cè)試的詳細(xì)規(guī)定和說明； 
b) 它們描述開發(fā)小組的職責(zé)。通過規(guī)定軟件、主題事項(xiàng)、文檔編制、質(zhì)量保證人員以及包含在開發(fā)過程中任何其他事項(xiàng)的角色來定義做直截了當(dāng)、如何做和何時(shí)做； 
c) 它們用作檢驗(yàn)點(diǎn)而允許管理者評(píng)定開發(fā)進(jìn)度。如果開發(fā)文檔丟失、不完整或過時(shí)，管理者將失去跟蹤和控制軟件項(xiàng)目的一個(gè)重要工具； 
d) 它們形成了維護(hù)人員所要求的基本的軟件支持文檔。而這些支持文檔可作為產(chǎn)品文檔的一部分； 
e) 它們記錄軟件開發(fā)的歷史。 
基本的開發(fā)文檔是： 
——可行性研究和項(xiàng)目任務(wù)書； 
——需求規(guī)格說明； 
——功能規(guī)格說明； 
——設(shè)計(jì)規(guī)格說明，包括程序和數(shù)據(jù)規(guī)格說明； 
——開發(fā)計(jì)劃； 
——軟件集成和測(cè)試計(jì)劃； 
——質(zhì)量保證計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度； 
安全和測(cè)試信息。 
7.2.2 產(chǎn)品文檔 
產(chǎn)品文檔規(guī)定關(guān)于軟件產(chǎn)品的使用、維護(hù)、增強(qiáng)、轉(zhuǎn)換和傳輸?shù)男畔ⅰ?nbsp;
產(chǎn)品的文檔起到如下三種作用： 
a) 為使用和運(yùn)行軟件產(chǎn)品的任何人規(guī)定培訓(xùn)和參考信息； 
b) 使得那些未參加開發(fā)本軟件的程序員維護(hù)它； 
c) 促進(jìn)軟件產(chǎn)品的市場(chǎng)流通或提高可接受性。 
產(chǎn)品文檔用于下列類型的讀者： 
——用戶 ——他們利用軟件輸入數(shù)據(jù)、檢索信息和解決問題； 
——運(yùn)行者 ——他們?cè)谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)上運(yùn)行軟件； 
——維護(hù)人員 ——他們維護(hù)、增強(qiáng)或變更軟件。 
產(chǎn)品文檔包括如下內(nèi)容： 
——用于管理者的指南和資料，他們監(jiān)督軟件的使用； 
——宣傳資料 通告軟件產(chǎn)品的可用性并詳細(xì)說明它的功能、運(yùn)行環(huán)境等； 
——一般信息 對(duì)任何有興趣的人描述軟件產(chǎn)品。 
基本的產(chǎn)品文檔包括： 
——培訓(xùn)手冊(cè)； 
——參考手冊(cè)和用戶指南； 
——軟件支持手冊(cè)； 
——產(chǎn)品手冊(cè)和信息廣告。 
7.2.3 管理文檔 
這種文檔建立在項(xiàng)目管理信息的基礎(chǔ)上，諸如： 
——開發(fā)過程的每個(gè)階段的進(jìn)度和進(jìn)度變更的記錄； 
——軟件變更情況的記錄； 
——相對(duì)于開發(fā)的判定記錄； 
——職責(zé)定義。 
這種文檔從管理的角度規(guī)定涉及軟件生存的信息。 
相關(guān)文檔的詳細(xì)規(guī)定和編寫格式見GB 8567。 
7.3 確定文檔的質(zhì)量等級(jí) 
僅僅依據(jù)規(guī)章、傳統(tǒng)的做法或合同的要求去制作文檔是不夠的。管理者還必須確定文檔的質(zhì)量要求以及如何達(dá)到和保證質(zhì)量要求。 
質(zhì)量要求的確定取決于可得到的資源、項(xiàng)目的大小和風(fēng)險(xiǎn)，可以對(duì)該產(chǎn)品的每個(gè)文檔的格式及詳細(xì)程度作出明確的規(guī)定。 
每個(gè)文檔的質(zhì)量必須在文檔計(jì)劃期間就有明確的規(guī)定。文檔的質(zhì)量可以按文檔的形式和列出的要墳劃分為四級(jí)。 
最低限度文檔（1級(jí)文檔） 1級(jí)文檔適合開發(fā)工作量低于一個(gè)人月的開發(fā)者自用程序。該文檔應(yīng)包含程序清單、開發(fā)記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)和程序簡介。 
內(nèi)部文檔（2級(jí)文檔） 2級(jí)文檔可用于在精心研究后被認(rèn)為似乎沒有與其他用戶共享資源的專用程序。除1級(jí)文檔提供的信息外，2級(jí)文檔還包括程序清單內(nèi)足夠的注釋以幫助用戶安裝和使用程序。 
工作文檔（3級(jí)文檔） 3級(jí)文檔適合于由同一單位內(nèi)若干人聯(lián)合開發(fā)的程序，或可被其他單位使用的程序。 
正式文檔（4級(jí)文檔） 4級(jí)文檔適合那些要正式發(fā)行供普遍使用的軟件產(chǎn)品。關(guān)鍵性程序或具有重復(fù)管理應(yīng)用性質(zhì)（如工資計(jì)算）的程序需要4級(jí)文檔。4級(jí)文檔遵守GB 8567的有關(guān)規(guī)定。 
質(zhì)量方面需要考慮的問題即要包含文檔的結(jié)構(gòu)，也要包含文檔的內(nèi)容。文檔內(nèi)容可以根據(jù)正確性、完整性和明確性來判斷。而文檔結(jié)構(gòu)由各個(gè)組成部分的順序和總體安排的簡單性來測(cè)定。要達(dá)到這四個(gè)質(zhì)量等級(jí)，需要的投入和資源逐級(jí)增加，質(zhì)量保證機(jī)構(gòu)必須處于適當(dāng)?shù)男姓匚灰员ＷC達(dá)到期望的質(zhì)量等級(jí)。 
8 文檔編制計(jì)劃 
文檔計(jì)劃可以是整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的一部分或是一個(gè)獨(dú)立的文檔。應(yīng)該編寫文檔計(jì)劃并把它分發(fā)給全體開發(fā)組成員，作為文檔重要性的具體依據(jù)和管理部門文檔工作責(zé)任的備忘錄。 
對(duì)于小的、非正式的項(xiàng)目，文檔計(jì)劃可能只有一頁紙；對(duì)于較大的項(xiàng)目，文檔計(jì)劃可能是一個(gè)綜合性的正式文檔，這樣的文檔計(jì)劃應(yīng)遵循各項(xiàng)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)及正規(guī)的評(píng)審和批準(zhǔn)過程。 
編制計(jì)劃的工作應(yīng)及早開始，對(duì)計(jì)劃的評(píng)審應(yīng)貫穿項(xiàng)目的全過程。如同任何別的計(jì)劃一樣，文檔計(jì)劃指出未來的各項(xiàng)活動(dòng)，當(dāng)需要修改時(shí)必須加以修改。導(dǎo)致對(duì)計(jì)劃作適當(dāng)修改的常規(guī)評(píng)審應(yīng)作為該項(xiàng)目工作的一部分，所有與該計(jì)劃有關(guān)的人員都應(yīng)得到文檔計(jì)劃。 
文檔計(jì)劃一般包括以下幾方面內(nèi)容： 
a) 列出應(yīng)編制文檔的目錄； 
b) 提示編制文檔應(yīng)參考的標(biāo)準(zhǔn)； 
c) 指定文檔管理員； 
d) 提供編制文檔所需要的條件，落實(shí)文檔編寫人員、所需經(jīng)費(fèi)以及編制工具等； 
e) 明確保證文檔質(zhì)量的方法，為了確保文檔內(nèi)容的正確性、合理性，應(yīng)采取一定的措施，如評(píng)審、鑒定等等； 
f) 繪制進(jìn)度表，以圖表形式列出在軟件生存期各階段應(yīng)產(chǎn)生的文檔、編制人員、編制日期、完成日期、評(píng)審日期等。 
附錄B中的檢查表為制定一個(gè)文檔計(jì)劃或評(píng)估現(xiàn)有文檔計(jì)劃的完整性提供幫助。 
此外，文檔計(jì)劃規(guī)定每個(gè)文檔要達(dá)到的質(zhì)量等級(jí)，以及為了達(dá)到期望的結(jié)果必須考慮哪些外部因素。 
文檔計(jì)劃還確定該計(jì)劃和文檔的分發(fā)，并且明確敘述與文檔工作的所有人員的職責(zé)。